DE
EN
ES
ET
FI
LT
LV
Haaste: Lähes 100 työntekijän työaikojen manuaalinen hallinta
Lääne-Virumaalla Vihulan kartanossa toimiva hotelli, kylpylä ja ravintola kuuluvat Unique Hotels Groupiin yhdessä Tallinnassa sijaitsevien neljän hotellin ja viiden ravintolan kanssa. Yritys etsi vuosia ratkaisua lähes 100 työntekijänsä työaikojen manuaalisen kirjaamisen poistamiseksi. Majoitus- ja ravintola-alalla henkilöstötarpeet vaihtelevat nopeasti ryhmävarausten ja tapahtumien mukaan. Koska palkat lasketaan toteutuneiden työtuntien perusteella, tarkat tiedot ovat ensiarvoisen tärkeitä. Vaikka Personaa oli käytetty vuodesta 2016, eri yksiköt käyttivät omia Excel-taulukoitaan, mikä vaati valtavasti työtä ennen palkanlaskentaa.
WebLock-laitteiston testaus: Luotettavat lähiluettavat kortit ja koodipaneelit
Aiemmin Vihulassa kokeiltiin sormenjälkilukijaa, mutta keittiö- ja kylpylähenkilökunnan kädet olivat usein märät tai jauhoiset, mikä aiheutti tunnistusongelmia. Syksyllä 2020 päätettiin ottaa käyttöön WebLock-laitteisto. Järjestelmä on erittäin suoraviivainen: yksi WebLock-ohjain ohjaa kahta koodipaneelia/kortinlukijaa henkilöstön sisäänkäynnillä – toinen rekisteröi sisääntulon (aloitusajan) ja toinen ulosmenon (päättymisajan). Työntekijät vilauttavat kulkukorttiaan tai näppäilevät PIN-koodinsa.
Fujitsun ja WebLockin yhteistyö: Automaattinen tiedonsiirto Personaan
Fujitsu Estonia kehitti rajapinnan, joka siirtää WebLockin leimaukset suoraan Personan työaikamoduuliin. Kristo Palo, Fujitsu Estonia AS:n kehittäjä: 'Yksiköiden johtajat suunnittelevat työvuorot Personassa. Kun työntekijät kirjaavat kulkunsa WebLock-lukijoilla, rajapinta tuo toteutuneet ajat Personaan ja vertaa niitä suunniteltuihin vuoroihin.' Esihenkilöt voivat tarkistaa poikkeamat ja vahvistaa tunnit suoraan palkanlaskentaan ilman manuaalista työtä.
Todistetut tulokset: 3 työpäivää säästössä joka kuukausi ja takaisinmaksu 2-3 kuukaudessa
Automatisoitu ratkaisu mullisti Vihulan kartanon toiminnot. Korvaamalla manuaaliset taulukot kunkin 9 osastonjohtajan tarkistusaika putosi 2-4 tunnista noin 20 minuuttiin kuukaudessa, mikä säästää yli 3 kokonaista työpäivää hallintoaikaa joka kuukausi. Palkanlaskennan virheet poistuivat täysin ja koko laite- ja integraatioinvestointi maksoi itsensä takaisin 2-3 kuukaudessa.
“Aikaisemmin kunkin osaston johtaja käytti 2-4 tuntia kuukaudessa työtuntien manuaaliseen kirjaamiseen 9 osastollamme. Nyt tarkistukseen kuluu noin 20 minuuttia. Säästämme siis vähintään 3 kokonaista työpäivää joka kuukausi, kirjausvirheet katoavat ja laitteet maksoivat itsensä takaisin 2-3 kuukaudessa.”
