DE
EN
ES
ET
FI
LT
LV
El reto: Gestión manual de horarios para casi 100 empleados
El hotel, spa y restaurante que operan en Vihula Manor en Lääne-Virumaa pertenecen al Unique Hotels Group junto con cuatro hoteles y cinco restaurantes en Tallin. Durante años se buscó una solución para eliminar el registro manual de horarios de sus casi 100 empleados. En el sector hotelero, las horas del personal varían según las reservas y los grupos imprevistos. Dado que los salarios se calculan sobre las horas reales trabajadas, la precisión es vital. Aunque se utilizaba Fujitsu Persona para la gestión de personal, muchos departamentos seguían usando hojas de Excel que requerían días de consolidación antes de procesar las nóminas.
Prueba del hardware WebLock: Tarjetas sin contacto y teclados fiables
Anteriormente, Vihula probó lectores de huellas dactilares, pero el personal de cocina y spa solía tener las manos mojadas o con harina, provocando continuos fallos de lectura. En otoño de 2020 se implementó la solución WebLock. La instalación es muy sencilla: un controlador WebLock gestiona dos teclados/lectores de tarjetas en el acceso de empleados: uno para 'Entrada' (inicio de turno) y otro para 'Salida' (fin de turno). Los empleados simplemente acercan su tarjeta contactless o introducen un PIN numérico.
Colaboración entre Fujitsu y WebLock: Sincronización automática con Persona
Fujitsu Estonia desarrolló una interfaz que conecta los registros de WebLock directamente con el módulo de horarios de Persona. Kristo Palo, desarrollador de Fujitsu Estonia AS: 'Los jefes de departamento planifican los turnos en Persona. Cuando los empleados registran su entrada y salida en WebLock, la interfaz importa las horas reales a Persona y las compara con la planificación.' Los administradores pueden revisar desviaciones y confirmar las horas para la nómina sin teclear un solo dato.
Resultados comprobados: 3 días ahorrados al mes y amortización en 2-3 meses
La automatización transformó la operativa en Vihula Manor. Al sustituir las hojas de cálculo manuales, el tiempo de verificación de los 9 jefes de departamento pasó de 2-4 horas a apenas 20 minutos al mes, ahorrando más de 3 días laborables completos cada mes. La precisión en nóminas alcanzó el 100% y la inversión total en equipos e integración se amortizó en solo 2-3 meses.
“Antes, el jefe de cada departamento dedicaba entre 2 y 4 horas al mes a introducir manualmente los horarios de trabajo en nuestros 9 departamentos. Ahora se tarda unos 20 minutos. Ahorramos al menos 3 días laborables completos cada mes, los errores de entrada desaparecen y la inversión se amortizó en solo 2-3 meses.”
