DE
EN
ES
ET
FI
LT
LV
Die Herausforderung: Manuelle Schichtplanung bei fast 100 Mitarbeitern
Das Hotel, das Spa und das Restaurant auf dem Gutshof Vihula in Lääne-Virumaa gehören zusammen mit vier Hotels und fünf Restaurants in Tallinn zur Unique Hotels Group. Jahrelang suchte das Unternehmen nach einer Lösung, um die manuelle Zeiterfassung seiner fast 100 Mitarbeiter abzulösen. Im Gastgewerbe schwankt der Personalbedarf durch Gruppenbuchungen und Bankette ständig. Da Löhne auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet werden, sind exakte Daten unverzichtbar. Obwohl Fujitsu Persona bereits für das Personalwesen genutzt wurde, führten Abteilungsleiter eigene Excel-Listen, was vor jeder Gehaltsabrechnung mühsame Abstimmungen erforderte.
Testen der WebLock-Hardware: Kontaktlose Karten und Codetastaturen
Zuvor testete Vihula Fingerabdruck-Lesegeräte, doch Küchen- und Spa-Mitarbeiter hatten häufig nasse oder bemehlte Hände, was zu Erkennungsfehlern führte. Im Herbst 2020 entschied man sich für die WebLock-Hardware von Valnes AS. Das Setup ist denkbar einfach: Ein WebLock-Controller steuert zwei Codetastaturen/Kartenleser am Personaleingang – ein Lesegerät registriert das 'Kommen' (Schichtbeginn) und das zweite das 'Gehen' (Schichtende). Mitarbeiter halten einfach ihre kontaktlose Karte vor das Lesegerät oder geben ihren persönlichen PIN-Code ein.
Zusammenarbeit von Fujitsu und WebLock: Automatische Synchronisation mit Persona
Fujitsu Estonia entwickelte eine API-Schnittstelle, die WebLock-Stempelzeiten direkt mit dem Persona-Dienstplanmodul verknüpft. Kristo Palo, Entwickler bei Fujitsu Estonia AS: 'Abteilungsleiter planen Schichten in Persona. Wenn Mitarbeiter ein- und ausstempeln, importiert die Schnittstelle die tatsächlichen Zeiten automatisch nach Persona und vergleicht sie mit der Planung.' Abweichungen können sofort überprüft und genehmigt werden, bevor die geprüften Daten direkt in die Lohnbuchhaltung fließen.
Nachgewiesene Ergebnisse: 3 Tage pro Monat gespart und Amortisation in 2-3 Monaten
Die automatisierte Lösung revolutionierte die Abläufe auf Gut Vihula. Durch die Ablösung manueller Tabellen sank der monatliche Prüfaufwand für jeden der 9 Abteilungsleiter von 2-4 Stunden auf nur noch 20 Minuten. Dies spart jeden Monat über 3 volle Arbeitstage an Verwaltungszeit. Die Abrechnungsgenauigkeit stieg auf 100 %, und die gesamte Investition in Hardware und Schnittstelle amortisierte sich in 2 bis 3 Monaten.
“Früher verbrachte jeder Abteilungsleiter 2 bis 4 Stunden im Monat mit der manuellen Erfassung von Arbeitsstunden bei unseren 9 Abteilungen. Jetzt dauert es etwa 20 Minuten. Wir sparen jeden Monat mindestens 3 volle Arbeitstage, Eingabefehler verschwinden, und die Investition hat sich in nur 2-3 Monaten amortisiert.”
