Automaatne tööaja arvestus tänu Persona ja WebLocki liidestusele

Väljakutse: Ligi 100 töötaja tööaegade manuaalne haldamine

Lääne-Virumaal Vihula mõisas tegutsev hotell, spaa ja restoran kuuluvad Unique Hotels Group'i koos nelja hotelli ja viie restoraniga Tallinnas. Juba mitu aastat otsiti võimalust vabaneda ligi 100 töötaja tööaegade manuaalsest registreerimisest ja haldamisest. Majutus- ja toitlustusettevõttes varieeruvad töötajate tunnid kiiresti vastavalt broneeringutele, sündmustele ja ootamatutele külastajate gruppidele. Kuna palk arvestatakse tegelike töötundide pealt, on täpsed andmed üliolulised. Kuigi personali haldamiseks kasutati Personat juba 2016. aastast, koostasid paljud osakonnad graafikuid oma Exceli tabelites, mistõttu kulus iga kuu enne palgapäeva tohutult aega andmete kokkuviimisele.

WebLock riistvara testimine: Töökindlad kontaktivabad kaardid ja koodpaneelid

Varasemalt katsetati Vihulas sõrmejäljelugejaga seadet, kuid köögi- ja spaatöötajatel olid sageli käed märjad või jahused ning tuvastamine ei toiminud tõrgeteta. 2020. aasta sügisel otsustati teha proovi Eesti firma Valnes AS WebLock lahendusega. Süsteem on kasutajale äärmiselt lihtne ja koosneb vaid ühest kontrollerist ning kahest koodpaneel / kaardilugejast töötajate sissepääsu juures: üks seade on ette nähtud sisenemiseks (algusaja registreerimiseks) ja teine väljumiseks (lõpuaja fikseerimiseks). Töötajad viipavad oma läbipääsukaarti või sisestavad klahvistikult koodi.

Fujitsu ja WebLocki koostöö: Automaatne andmevahetus Persona programmiga

Fujitsu ja Valnese koostöös loodi liides, mis toob WebLocki registreeritud tööajad automaatselt Persona programmi. Kristo Palo, Fujitsu Estonia AS arendaja: 'Üksuste juhid planeerivad oma inimeste tööajad Persona töögraafikute moodulis ning töötajad registreerivad oma tulekud ja minekud. Liidese abil imporditakse tegelikud ajad Personasse, kus neid võrreldakse automaatselt planeerituga. Võrdluse vaates saab juht teha muudatusi, parandada vead ja kinnitada ära õiged andmed, mis liiguvad otse palgaarvestusse.'

Tulemused: Säästetud 3 tööpäeva kuus ja tasuvusaeg 2-3 kuuga

Automaatne lahendus tõi Vihula mõisa igapäevatöösse märgatava pöörde. 9 osakonna juhtide igakuine kontrolliaeg kahanes 2-4 tunnilt kõigest 20 minutile, säästes kokku üle 3 terve tööpäeva juhtimisressurssi igas kuus. Sisestusvead kadusid täielikult, ületundide ja riigipühade tasud arvestatakse vigadeta ning kogu projekti maksumus koos ostetud seadmetega teeniti tagasi kõigest 2-3 kuuga.